A Kulcsnapló egy digitális kulcsnyilvántartás, ami a kulcsok átadás-átvétel műveleteit egy számítógépes program segítségével kezeli.
Ennek előnyei a kézzel vezetett nyilvántartásokhoz képest egyértelműek, de sokan tartanak a bevezetés nehézségeitől.
Mint minden fejlesztés bevezetése, a Kulcsnapló elindítása is munkával jár.
Azonban ez messze nem olyan megterhelő, mint elsőre gondolnánk.
Feltehetően az induláshoz szükséges adatok egy része egyébként is rendelkezésre áll elektronikus formában,
ahonnan egyszerű másolással átemelhetők az információk.
A Kulcsnapló gyors és egyszerű bevezetéséhez érdemes a rendszer működését figyelembe véve,
bevezetési tervet készíteni, amivel a kulcsnyilvántartás gyorsan digitalizálható.
Ez ezért lényeges, mert így az adatok Excel táblázatból való importálása esetén már eleve bekerülnek az adatbázisba a fontos,
vezérlést biztosító adatok.
Kulcs tárolási helyek meghatározása
A tárolási helyek alapján képes a rendszer ellenőrizni, hogy egy adott kulcs hol van. Dolgozónál, vagy a portán, vagy máshol. Ezért a következő tárolási helyeket érdemes felvenni a rendszerbe elő lépésként: Kiadva dolgozónak, Portán. Illetve, ha a több telephellyel dolgozunk, melyek saját portával rendelkeznek, akkor 1. telephely porta, 2. telephely porta stb. A kulcsnyilvántartás ezeket az adatokat ellenőrzésekhez, lekérdezésekhez fogja használni.
Dolgozói csoportok meghatározása
A dolgozói csoportok vezérlik, hogy ki veheti át az adott kulcsot. A dolgozókat és a kulcsokat is be kell sorolni a dolgozói csoportokba a szabály alkalmazásának érdekében. Ha több portánk is van, akkor minden portához érdemes létrehozni egy dolgozói csoportot, hiszen ez szabályozza majd, hogy melyik portaszoláglat veheti vissza a kulcsot. Tehát a tárolási helyek mintájára 1. porta, 2. porta, stb. A dolgozók és az általuk használt kulcsok sok esetben a cég szervezeti egységeit követik. Könyvelés, raktár, értékesítés, stb. Ezeket is érdemes felvenni a dolgozói csoportok közé.
Ingatlanok importálása
Ha sok ingatlanod van, akkor ezeket egy Excel táblázatból egyszerű másolással tudod bemásolni. Az ingatlan nevét és címét lehet beemelni. Ha kevés, akkor egyszerűbb kézzel felvinni őket. Ha egy ingatlan sok ajtajának kulcsait kezeled, akkor nem érdemes az ingatlant importálni. Ha sok ingatlan kulcsait kezeled, akkor jobb, ha az ingatlanok is importálásra kerülnek. És persze vegyesen is használhatod a Kulcsnaplót.
Dolgozók importálása Excel táblázatból
Feltehetően rendelkezésedre áll egy Excel táblázat, amiben a dolgozók megtalálhatók. Könnyíti a munkát, ha ez a lista tartalmazza a szervezeti egységet, és ha van dolgozói kártyátok, akkor annak a proxy azonosítója is. Az importálható listában szerepel a dolgozó telefonszáma és email címe is. Ha ezeket is megadod, akkor egy hiányzó kulcs esetén a portaszolgálat tudja értesíteni azt a dolgozót, aki feltehetően elfelejtette leadni a kulcsot. A Kulcsnaplóban a dolgozó importálása egy sima másolással történik egy Excel táblázatból. Mentés előtt be kell még állítani a dolgozó alapértelmezett kulcs tárolás helyét (általában Kiadva dolgozónak), és a dolgozóhoz tartozó dolgozói csoportot. Ezeket a törzstári adatokat korábban már létrehoztad. A portákon dolgozók esetén az alapértelmezett kulcs tárolási hely a megfelelő porta lesz.
Zárak és kulcsok importálása Excel táblázatból
A kulcsnyilvántartás kulcsait szintén Excel táblázatból tudod betölteni. Ez a zárakkal együtt tölti be a kulcsokat. Tehát lényegében zárakat importálsz kulcsokkal, és nem önálló kulcsokat. Egy zárhoz maximum 6 kulcsot lehet importálni. Ha a zárakhoz ingatlan is tartozik, akkor a korábban rögzített ingatlant is ki kell választani. Az import ingatlanonként futtatható. A 6 megadható kulcshoz beállíthatod az alapértelmezett tárolási helyét, ami alapján a kulcsnyilvántartás ellenőrizni tudja, hogy visszahozták-e a kulcsot. Ha a felvétel szabályozásához létrehoztad a dolgozói csoportokat, akkor kulcshelyenként (1-6) ezt is beállíthatod.
A Kulcsnapló használatának megkezdése, indul a digitális kulcsnyilvántartás
Ha nem akarsz első lépésben szigorú szabályokat bevezetni a felvételre, akkor létre kell hoznod egy általános dolgozói csoportot,
és ezt hozzárendelni minden dolgozóhoz és kulcshoz az importálások során. Ha alkalmazni akarod a kiadási szabályokat,
akkor a rendszer már csak az engedélyekkel rendelkezőknek adja ki a kulcsokat.
Ha a kulcsok kiválasztását is proxy azonosítóval akarod gyorsítani, akkor minden kulcsra fel kell rakni egy proxy azonosításra
alkalmaz kulcstartót, és a kulcsokhoz el kell tárolni az azonosító kódot.
Ezt a munkát sajnos nem tudjuk automatizálni. Bár a kulcsok importja során bekérjük a kulcs proxy azonosítóját is,
de ez általában ekkor még nem áll rendelkezésre.
Ha mindennel elkészültél, akkor már csak használni kell a digitális kulcsnyilvántartást.